Diben yr hysbysiad hwn yw bod dinasyddion a chwsmeriaid Cyngor Sir Fynwy yn ymwybodol o’u hawliau preifatrwydd. Yn yr hysbysiad hwn byddwn yn egluro sut rydym yn casglu, defnyddio a storio’r data sydd gennym amdanoch.

Manylion Cyswllt

Rheolwr Data yw Cyngor Sir Fynwy, a manylion cyswllt Swyddog Diogelu Data’r Cyngor yw:

Rheolwr Diogelu Data a Gwybodaeth

Swyddfa’r Rhaglen Ddigidol

Neuadd y Sir

Y Rhadyr

Brynbuga

NP15 1GA

01633 644644

Ebost: dataprotection@monmouthshire.gov.uk

COVID 19

Mae angen i’r Cyngor gasglu data sy’n ymwneud yn benodol â phandemig y Coronafeirws. Mae hyn yn golygu y gallwn ofyn i chi am ddata nad ydych wedi’i gyflenwi o’r blaen a rhannu data gyda phartneriaid er mwyn sicrhau diogelwch y cyhoedd.

Rydym yn gwneud hyn gan ddefnyddio ‘sail gyfreithlon’ a’r ‘sail gyfreithlon’ rydym yn dibynnu arni yw erthygl 6 (d) ‘buddiannau hanfodol’ ac erthygl 6 (e) ‘Tasg Gyhoeddus’. Efallai y bydd rhai achosion lle mae angen eich caniatâd arnom.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth benodol am y data personol, rydym yn casglu o amgylch pandemig y Coronafeirws, cliciwch ar yr hysbysiadau preifatrwydd isod.

Pa wybodaeth sydd gan y Cyngor amdanoch chi?

Bydd y Cyngor yn casglu amrywiaeth o wybodaeth bersonol oddi wrthych. Dyma enghreifftiau cyffredin:

· Manylion cyswllt megis cyfeiriad enw a rhif ffôn

· Dynodwr megis rhif Yswiriant Gwladol

· Gwybodaeth ariannol

· Gwybodaeth amdanoch chi a’ch teulu

· Gwybodaeth am eich iechyd a’ch cyflyrau meddygol

· Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Sut mae cael y wybodaeth?

Weithiau rydym yn casglu’r wybodaeth oddi wrthych yn uniongyrchol drwy amrywiaeth o ffyrdd megis galwadau ffôn, neu ffurflenni cais ar bapur neu ar-lein. Efallai eich bod wedi gwneud cwyn neu ymholiad ac wedi gofyn am wasanaeth gennym.

Efallai ein bod wedi derbyn eich gwybodaeth drwy drydydd parti, megis Awdurdod Lleol arall, GIG Cymru, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi neu Lywodraeth Cymru.

Eich hawliau diogelu data

Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredin a Deddf Diogelu Data 2018 yn rhoi ‘hawliau’ penodol i bob unigolyn o ran eu data personol. Bydd rhai o’r rhain bob amser yn berthnasol ni waeth pam y casglwyd y wybodaeth bersonol. Eich hawliau diogelu data yw:

· Eich hawl i fynediad. Mae’r hawl hon bob amser yn berthnasol waeth beth fo’r rheswm y casglwyd eich gwybodaeth gennym Mae gennych hawl i ofyn am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol oni bai bod eithriad I wneud cais am fynediad i bwnc, danfonwch e-bost at dataprotection@monmouthshire.gov.uk

· Eich hawl i gywiro. Mae’r hawl hon bob amser yn berthnasol; gallwch ddweud wrthym a yw eich gwybodaeth yn anghyflawn neu’n anghywir

· Mae gennych hawl i gael eich ‘hanghofio’ ond dim ond mewn rhai amgylchiadau y gallwch arfer yr hawl dileu hon

· Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar yr hyn a wnawn gyda’ch gwybodaeth bersonol ond dim ond mewn rhai amgylchiadau

· Mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei darparu i chi mewn fformat cludadwy, dim ond pan fyddwch wedi darparu’r data i ni ac nid pan fydd yn ymwneud â gorfodi’r gyfraith

· Mae gennych hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth os ydym wedi cael eich gwybodaeth drwy ‘dasg gyhoeddus’ neu er ein ‘buddiannau cyfreithlon’

· Mae gennych hawliau mewn perthynas ag unrhyw benderfyniad awtomataidd a wneir amdanoch

· Mae gennych hawl i wneud cwyn i’r Awdurdod goruchwylio, Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ico.org.uk)

· Gallwch hefyd wneud cwyn i ni’n uniongyrchol gan ddefnyddio’r manylion cyswllt yn yr hysbysiad hwn

· Os roesoch eich caniatâd i ni mae gennych yr hawl i’w dynnu’n ôl ar unrhyw adeg

Os ydych am ddeall eich hawliau diogelu data yn fanylach, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data dynodedig. Fel arall, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Rydym yn rhannu eich data …..

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth yn fewnol gyda’n staff, pan fydd gennym sail gyfreithlon i wneud hynny. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich data a gasglwyd gan ein hadran gwasanaethau cwsmeriaid gyda’n timau gwasanaeth neu gyda’n hadran archwilio mewnol.

Byddwn yn rhannu eich data gyda sefydliadau eraill pan fydd gennym sail gyfreithlon i wneud hynny. Y mathau o sefydliadau yr ydym yn eu defnyddio’n rheolaidd yw Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, y Fenter Twyll Cenedlaethol, y GIG, Cynghorau eraill a Llywodraeth Cymru.

Os trosglwyddwn eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, byddwn ond yn gwneud pan yn gwybod bod eich data’n ddiogel.

Gallwch wneud cwyn

Gallwch wneud cwyn am sut rydym yn ymdrin â’ch data personol.

Os hoffech wneud cwyn, gallwch ddefnyddio’r manylion cyswllt ar frig y dudalen hon.

Gwybodaeth am blant

Rydym yn casglu gwybodaeth am blant fel mater o drefn. Rydym yn gwneud hyn am yr un rhesymau ag yr ydym yn casglu gwybodaeth am oedolion. Eglurir hyn ymhellach yn yr adran nesaf isod ‘sail gyfreithiol ar gyfer casglu eich data’.

Os gofynnwn am ganiatâd gan blentyn i brosesu a defnyddio ei ddata, rhaid iddynt fod yn 13 oed.

Os hoffech wybod pa wybodaeth y mae ysgolion yn eu casglu am blant, ewch i wefan yr ysgol.

Sail gyfreithiol ar gyfer casglu eich data

Mae Cyngor Sir Fynwy yn cadw gwybodaeth bersonol amdanoch am amryw o resymau. Er enghraifft, cyfrifo eich treth gyngor neu ddarparu gwasanaethau allweddol i chi a/neu eich teulu.

Mae’r RhDDC yn mynnu bod yr holl ddata’n cael ei gasglu gan ddefnyddio ‘sail gyfreithlon’. Dyma’r sail gyfreithlon y byddwn yn defnyddio i gasglu eich data

· Mae angen i ni brosesu eich data personol er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel yr Awdurdod Lleol

· Mae angen i ni brosesu eich data personol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer ein swyddogaethau fel corff cyhoeddus

· Mae angen i ni brosesu eich data personol er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau cytundebol i chi

· Mae angen i ni brosesu eich data fel y mae’n angenrheidiol i wneud er mwyn diogelu buddion hanfodol testun y data neu berson naturiol arall

· Gallwn brosesu eich data gyda’ch caniatâd, ac os byddwn yn gwneud hynny caiff ei gofnodi a gallwch dynnu hyn yn ôl ar unrhyw adeg

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Byddwn yn cadw eich data dim ond cyhyd ag y bo angen a byddwn yn dilyn ein hamserlen cadw.

Y Fenter Twyll Genedlaethol

Mae’r Fenter Twyll Genedlaethol yn paru data electronig rhwng cyrff y sector cyhoeddus a’r sector preifat er mwyn diogelu arian cyhoeddus ac atal twyll.

Byddwn yn rhannu eich data gan ddefnyddio’r sail gyfreithlon ‘rhwymedigaeth gyfreithiol’.

Mae’n bosibl y gallem rannu eich data â Swyddfa Archwilio Cymru, Swyddfa’r Cabinet, yr Adran Gwaith a Phensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi.

Gwefannau, Cwcis a Fy Sir Fynwy

I gael gwybodaeth breifatrwydd lawn am sut rydym yn casglu a defnyddio data ar ein Gwefan a Fy Sir Fynwy, cliciwch yma am ein Hysbysiad Preifatrwydd.

Gwybodaeth fanylach am breifatrwydd

Mae gan lawer o’n hadrannau hysbysiadau preifatrwydd ysgrifenedig sy’n egluro’n fanylach am yr hyn sy’n digwydd gyda’ch data a gyda phwy y caiff ei rannu